หลายคนนั้นใช้ Microsoft Word ในการทำงานเอกสารต่างๆ ทั้งพนักงานออฟฟิศ ข้างราชการ นักเรียน นักศึกษา ที่ไม่ว่าจะเป็นทำรายงาน เขียนหนังสือ หรือบทความต่างๆ โดยทาง Microsoft Word นั้นได้พัฒนาฟีทเจอร์ต่างๆ ออกมาให้ใช้งานง่าย และหลายหลายมาขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งวันนี้เราจะหยิบเอาฟีทเจอร์ดีๆ มาให้ทุกคนได้ทำตามกันง่ายๆ ไม่ยุ่งยากอย่างที่ทุกคนคิด ซึ่งเป็นฟีทเจอร์ที่มีประโยชน์มากๆ นั้นก็คือ การแบ่งหน้ากระดาษ และ การใส่สารบัญโดยไม่ต้องพิมพ์เอง
ฟีทเจอร์การแบ่งหน้ากระดาษ
ฟีทเจอร์การแบ่งหน้ากระดาษเป็นส่วนที่ใช้สำหรับการแบ่งส่วนต่างๆ ของเอกสารออกจากกัน โดยเราจะสามารถทำให้แต่ละส่วนในเอกสารเป็นอิสระจากกัน ปรับรูปแบบของหน้ากระดาษภายในหนึ่งหน้ากระดาษนั้นแตกต่างกันออกไปได้ รวมไปถึงการใส่เลขหน้ากระดาษ โดยการใช้ ตัวแบ่งส่วน
ตัวแบ่งส่วนนั้น จะทำหน้าที่ควบคุมเค้าโครงและการจัดรูปแบบของส่วนที่อยู่ก่อนหน้าไปยังตัวแบ่งส่วน เพื่อแยกรูปแบบของเอกสารภายในหนึ่งหน้าเป็นสองส่วนได้นั้นเอง
วิธีการใช้ตัวแบ่งส่วน
1.เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการจะให้เริ่มส่วนหน้ากระดาษใหม่
2.ไปที่ เค้าโครง (Page Layout) > ตัวแบ่ง (Breaks)(สามารถคลิกเลือกชนิดของตัวแบ่งตามที่คุณต้องการ)
ทีนี้เราก็จะแบ่งส่วนหน้ากระดาษได้ตามต้องการแล้ว เรามาทำความรู้จักตัวแบ่งส่วนชนิดต่างๆ กันบ้าง
- หน้าถัดไป (Next Page) : เป็นการเริ่มส่วนใหม่ในหน้าถัดจากที่เราเลือกไว้
- ต่อเนื่อง (Continuous) : เป็นการเลือกส่วนใหม่บนหน้าเดียวกัน โดยคุณนั้นสามารถใช้เพื่อเปลี่ยนจำนวนคอลลัมน์ใหม่โดยที่ไม่ต้องเปลี่ยนหน้าเอกสารใหม่
- หน้าคู่ (Even Page) : สามารถแบ่งส่วนและเริ่มหน้าใหม่ที่เป็นหน้าเลขคู่เท่านั้น
- หน้าคี่ (Odd Page) : สามารถแบ่งส่วนและเริ่มหน้าใหม่ที่เป็นหน้าเลขคี่เท่านั้น
ฟีทเจอร์สร้างสารบัญง่ายๆ ไม่ต้องพิมพ์เอง
เวลาที่เราทำรายงานหรือต้องทำหนังสือ หรือรายงานส่งอาจารย์ซักเล่มนั้นจะต้องมีสารบัญไว้เพื่อแสดง ตำแหน่งของเนื้อหาภายในรายงานหรือหนังสือนั้นอยู่ลำดับหน้าที่เท่าไหร่ มีเนื้อหาอะไรบ้าง เพื่อง่ายต่อการหาข้อมูล และการอ้างอิงต่างๆ
หากใครที่กำลังประสบปัญหาว่าต้องพิมพ์สารบัญ หรือจัดหน้าสารบัญให้ตรงกันกับเนื้อหาอยู่ในตอนนี้ขอให้หยุดก่อน วันนี้เรามีวิธีง่ายๆ ในการสร้างสารบัญง่ายๆ ไม่ต้องพิมพ์ให้เมื่อยมือ นั้นก็คือ “การสร้างสารบัญอัตโนมัติ ซึ่งเป็นฟีทเจอร์ที่ สะดวก สบายมากๆ สำหรับ นักเรียน นักศึกษาที่ต้องทำรายงานเป็นร้อยๆ หน้าส่งอาจารย์ มาดูกันว่ามีวิธีทำอย่างไรบ้าง?
วิธีการสร้างสารบัญอัตโนมัติ
- ก่อนอื่นเราต้องทำการกำหนดหัวข้อกันเสียก่อนโดย เลือกข้อความที่ต้องการให้ขึ้นไปอยู่บนสารบัญก่อน ไปที่ หน้าแรก(Home) > เลือก หัวเรื่อง 1 (Heading 1)
2. หลังจากที่เรากำหนดหัวข้อที่เราต้องการเรียบร้อยแล้ว เรามาสร้างสารบัญอัตโนมัติกัน ไปที่ การอ้างอิง (References) > เลือก สารบัญ (Table of Contents) > จากนั้นก็สามารถเลือกรูปแบบสารบัญได้ตามต้องการ
3.หลังจากที่เราได้หน้าสารบัญมาแล้ว เราสามารถเพิ่มหัวเรื่องย่อยได้เรื่อยๆ ตามความต้องการ โดยไปที่ หน้าแรก (Home) > เลือกหัวเรื่อง 2 (Heading 2)
4. หลังจากที่เราเพิ่มหัวเริ่มครบตามต้องการแล้ว ให้ไปที่หน้าสารบัญที่เราสร้างขึ้นมา คลิกขวาที่ตัวสารบัญ > เลือก อัพเดตข้อมูล (Update Field) > เลือก อัพเดตทั้งตาราง (Update entre table) ก็จะได้สารบัญที่อัพเดตตามหัวเรื่องที่เราเพิ่งอัพเดตไปแล้วนั้นเอง
เป็นอีก 2 ฟีทเจอร์ดีๆ ที่ทาง Microsoft Word ได้ทำการพัฒนามาให้ทุกคนได้ใช้กัน นอกจากจะสะดวก สบายแล้วยังใช้ง่ายมากๆ อีกด้วย หวังว่าทุกคนจะได้ประโยชน์จากการใช้ฟีทเจอร์ที่ทาง Microsoft ได้พัฒนามาให้ทุกคนได้ใช้กัน นอกจากนี้เรายังสามารถใช้ฟีทเจอร์ทั้งสองนี้บน Google Doc ได้แล้ว โดยวิธีการใช้งานนั้นก้เหมือนกับวิธีที่เราได้สอนไปข้างต้นเลย