วิธีแบ่งหน้ากระดาษและใส่สารบัญใน Microsoft Word

จัดหน้ากระดาษword

หลายคนนั้นใช้ Microsoft Word ในการทำงานเอกสารต่างๆ ทั้งพนักงานออฟฟิศ ข้างราชการ นักเรียน นักศึกษา ที่ไม่ว่าจะเป็นทำรายงาน เขียนหนังสือ หรือบทความต่างๆ โดยทาง Microsoft Word นั้นได้พัฒนาฟีทเจอร์ต่างๆ ออกมาให้ใช้งานง่าย และหลายหลายมาขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งวันนี้เราจะหยิบเอาฟีทเจอร์ดีๆ มาให้ทุกคนได้ทำตามกันง่ายๆ ไม่ยุ่งยากอย่างที่ทุกคนคิด ซึ่งเป็นฟีทเจอร์ที่มีประโยชน์มากๆ นั้นก็คือ การแบ่งหน้ากระดาษ และ การใส่สารบัญโดยไม่ต้องพิมพ์เอง 

ฟีทเจอร์การแบ่งหน้ากระดาษ

ฟีทเจอร์การแบ่งหน้ากระดาษเป็นส่วนที่ใช้สำหรับการแบ่งส่วนต่างๆ ของเอกสารออกจากกัน โดยเราจะสามารถทำให้แต่ละส่วนในเอกสารเป็นอิสระจากกัน ปรับรูปแบบของหน้ากระดาษภายในหนึ่งหน้ากระดาษนั้นแตกต่างกันออกไปได้ รวมไปถึงการใส่เลขหน้ากระดาษ โดยการใช้ ตัวแบ่งส่วน

ตัวแบ่งส่วนนั้น จะทำหน้าที่ควบคุมเค้าโครงและการจัดรูปแบบของส่วนที่อยู่ก่อนหน้าไปยังตัวแบ่งส่วน เพื่อแยกรูปแบบของเอกสารภายในหนึ่งหน้าเป็นสองส่วนได้นั้นเอง

วิธีการใช้ตัวแบ่งส่วน 

1.เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการจะให้เริ่มส่วนหน้ากระดาษใหม่

2.ไปที่ เค้าโครง (Page Layout) > ตัวแบ่ง (Breaks)(สามารถคลิกเลือกชนิดของตัวแบ่งตามที่คุณต้องการ) 

ทีนี้เราก็จะแบ่งส่วนหน้ากระดาษได้ตามต้องการแล้ว เรามาทำความรู้จักตัวแบ่งส่วนชนิดต่างๆ กันบ้าง

  • หน้าถัดไป (Next Page) : เป็นการเริ่มส่วนใหม่ในหน้าถัดจากที่เราเลือกไว้ 
  • ต่อเนื่อง (Continuous) : เป็นการเลือกส่วนใหม่บนหน้าเดียวกัน โดยคุณนั้นสามารถใช้เพื่อเปลี่ยนจำนวนคอลลัมน์ใหม่โดยที่ไม่ต้องเปลี่ยนหน้าเอกสารใหม่ 
  • หน้าคู่ (Even Page) : สามารถแบ่งส่วนและเริ่มหน้าใหม่ที่เป็นหน้าเลขคู่เท่านั้น
  • หน้าคี่ (Odd Page) : สามารถแบ่งส่วนและเริ่มหน้าใหม่ที่เป็นหน้าเลขคี่เท่านั้น 

ฟีทเจอร์สร้างสารบัญง่ายๆ ไม่ต้องพิมพ์เอง 

เวลาที่เราทำรายงานหรือต้องทำหนังสือ หรือรายงานส่งอาจารย์ซักเล่มนั้นจะต้องมีสารบัญไว้เพื่อแสดง ตำแหน่งของเนื้อหาภายในรายงานหรือหนังสือนั้นอยู่ลำดับหน้าที่เท่าไหร่ มีเนื้อหาอะไรบ้าง เพื่อง่ายต่อการหาข้อมูล และการอ้างอิงต่างๆ 

หากใครที่กำลังประสบปัญหาว่าต้องพิมพ์สารบัญ หรือจัดหน้าสารบัญให้ตรงกันกับเนื้อหาอยู่ในตอนนี้ขอให้หยุดก่อน วันนี้เรามีวิธีง่ายๆ ในการสร้างสารบัญง่ายๆ ไม่ต้องพิมพ์ให้เมื่อยมือ นั้นก็คือ “การสร้างสารบัญอัตโนมัติ ซึ่งเป็นฟีทเจอร์ที่ สะดวก สบายมากๆ สำหรับ นักเรียน นักศึกษาที่ต้องทำรายงานเป็นร้อยๆ หน้าส่งอาจารย์  มาดูกันว่ามีวิธีทำอย่างไรบ้าง?

วิธีการสร้างสารบัญอัตโนมัติ 

  1. ก่อนอื่นเราต้องทำการกำหนดหัวข้อกันเสียก่อนโดย เลือกข้อความที่ต้องการให้ขึ้นไปอยู่บนสารบัญก่อน ไปที่ หน้าแรก(Home) > เลือก หัวเรื่อง 1 (Heading 1)

2. หลังจากที่เรากำหนดหัวข้อที่เราต้องการเรียบร้อยแล้ว เรามาสร้างสารบัญอัตโนมัติกัน ไปที่ การอ้างอิง (References) > เลือก สารบัญ (Table of Contents) > จากนั้นก็สามารถเลือกรูปแบบสารบัญได้ตามต้องการ

3.หลังจากที่เราได้หน้าสารบัญมาแล้ว เราสามารถเพิ่มหัวเรื่องย่อยได้เรื่อยๆ ตามความต้องการ โดยไปที่ หน้าแรก (Home) > เลือกหัวเรื่อง 2 (Heading 2)

4. หลังจากที่เราเพิ่มหัวเริ่มครบตามต้องการแล้ว ให้ไปที่หน้าสารบัญที่เราสร้างขึ้นมา คลิกขวาที่ตัวสารบัญ > เลือก อัพเดตข้อมูล (Update Field) > เลือก อัพเดตทั้งตาราง (Update entre table) ก็จะได้สารบัญที่อัพเดตตามหัวเรื่องที่เราเพิ่งอัพเดตไปแล้วนั้นเอง

เป็นอีก 2 ฟีทเจอร์ดีๆ ที่ทาง Microsoft Word ได้ทำการพัฒนามาให้ทุกคนได้ใช้กัน นอกจากจะสะดวก สบายแล้วยังใช้ง่ายมากๆ อีกด้วย หวังว่าทุกคนจะได้ประโยชน์จากการใช้ฟีทเจอร์ที่ทาง Microsoft ได้พัฒนามาให้ทุกคนได้ใช้กัน นอกจากนี้เรายังสามารถใช้ฟีทเจอร์ทั้งสองนี้บน Google Doc ได้แล้ว โดยวิธีการใช้งานนั้นก้เหมือนกับวิธีที่เราได้สอนไปข้างต้นเลย